Interview Roos Velders – de Jong

01-11-2024

De Gebruiker aan het Woord

Afgelopen zomer is op het QurioCare platform een succesvolle aanbesteding voor urinemeters uitgevoerd. Een belangrijke factor voor het succes daarbij is betrokkenheid van de gebruikers. In dit geval het verpleegkundig personeel. Over hoe dat in z’n werk ging, spraken we met Roos Velders – de Jong, Senior IC Verpleegkundige en voorzitter van de Verpleegkundige Advies Raad (VAR) bij het Erasmus MC.

Elkaar Scherp Houden

De trigger om op zoek te gaan naar een nieuw product kwam van de vloer vertelt Roos. “De tot dan toe gebruikte urinemeter voldeed niet aan onze eisen en we waren niet bekend met alternatieven. We hebben daarom contact gezocht met de assortiment-coördinator en inkoper. Dat leidde tot interessante, nieuwe inzichten.” Blijkbaar was de vorige urinemeter wel degelijk getest, maar dan op de O.K., waar patiënten stil liggen en maar kort verblijven. Het is echter wel de plek waar veel patiënten de urinemeter al krijgen, dus dacht inkoop dat dat de juiste afdeling was om te testen, vanwege het hoge verbruik.

Door met elkaar in gesprek te gaan, kon vrij eenvoudig een programma van eisen (PvE) worden opgesteld. Daarin zijn de producteisen van de gebruikers en uitgangspunten van de afdeling Inkoop opgenomen. Voor Roos was het nieuw om hierbij betrokken te raken. De uitdaging daarbij was om concrete producteisen te formuleren in plaats van voorkeuren uitspreken. Daarbij kwamen ook zaken als kosten, duurzaamheidsaspecten en leveringsrisico aan bod. “Door dit samen met m’n collega’s van Inkoop te doen, konden we elkaar scherp houden.”

Roos vertelt verder: “Voor ons was het fijn om te zien dat onze specifieke gebruikersbehoefte meegenomen is. Maar ook leerzaam om te zien dat Inkoop nog allerlei andere commerciële, logistieke en duurzaamheidscriteria heeft. Daar waren we ons eerder niet van bewust en heeft ons waardevolle inzichten gegeven waardoor we serieuzer over het PvE zijn gaan nadenken.”

Leveringsproblemen Vermijden

Roos vervolgt: “Er is niets mis met het hebben van een favoriet, maar het is goed om te weten dat er ook een second best, of zelfs third best variant is die voldoet. Door gebruikers de aangeboden producten te laten testen, zijn we in ieder geval bekend met alternatieven. Bij leveringsproblemen kan dan snel overgeschakeld worden naar een alternatief dat je als gebruiker eerder acceptabel hebt bevonden. Mijn collega’s voelden zich serieus genomen omdat ze zelf bij de verificatietesten betrokken zijn geweest. En als ze daarna zien dat een door hen geaccordeerde urinemeter geleverd gaat worden, voelen ze zich écht gehoord.”

Communicatie is Key

Terugkijkend op het proces ziet Roos het belang in om vroegtijdig verpleegkundige vertegenwoordiging een actieve rol te laten spelen. “We hadden als verpleegkundigen geen stem in de middelen waarmee we moesten werken en dat moesten we zien te veranderen.” In dit geval met vertegenwoordiging vanuit de VAR, maar beter is nog om bij de eindverantwoordelijke voor de verpleegkundigen te rade te gaan hoe de gebruikers te betrekken.